a) Schriftform

Sowohl das einfache, als auch das qualifizierte Arbeitszeugnis muss schriftlich erteilt werden. Das bedeutet, es muss einen Textkörper enthalten der durch eine handschriftliche Unterschrift abgeschlossen wird. Wegen des Erfordernisses der handschriftlichen Unterschrift erfüllt eine Kopie oder ein Fax des Arbeitszeugnisses nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform, denn in diesen Fällen wird der Text nur durch eine kopierte Unterschrift abgeschlossen.

Die elektronische Form ist nach § 109 Abs. 3 GewO gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen.

Beispiel: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer zunächst ein Arbeitszeugnis aus, das er auch selbst unterschreibt. Anschließend kopiert der Arbeitgeber das unterschriebene Zeugnis und gibt dem Arbeitnehmer lediglich die Kopie. Die Kopie, die der Arbeitnehmer dann erhält, genügt nicht der Schriftform und ist als Zeugnis unzulässig.

b) Prinzip des Wohlwollens und Prinzip der Zeugnisklarheit und Verständlichkeit

Um dem Prinzip des Wohlwollens zu genügen, darf die äußere Form des Zeugnisses den Arbeitnehmer nicht in seinem beruflichen Fortkommen behindern. Rechtschreibfehler und Beschmutzungen des Arbeitszeugnisses lassen eine Geringschätzung des Arbeitnehmers vermuten, was bei zukünftigen Arbeitgebern einen schlechten Eindruck hervor ruft und dem Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen erschwert.

Zudem muss die äußere Form des Zeugnisses den Anforderungen des § 109 Abs.2 GewO genügen. Das bedeutet, dass die Angaben des Zeugnisses klar und verständlich sein müssen. Doppeldeutige Bemerkungen oder Aussagen, die etwas anderes ausdrücken sollen, als sie auszudrücken scheinen (Geheimsprache) sind nicht zulässig.

Beispiel: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer ein Zeugnis aus. Darin bescheinigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein “stets einwandfreies“ Verhalten gegenüber seinen Kollegen. Die Wörter “stets einwandfreies“ sind hierbei im Zeugnis in Anführungsstriche gesetzt, damit jeder der das Zeugnis liest, schlussfolgert, dass das Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber seinen Kollegen alles andere als einwandfrei gewesen ist.

Ein Zeugnis, das Flecken, Streichungen oder Hervorhebungen enthält ist daher schon aufgrund seiner äußeren Form unzulässig.

c) Ausstellungsdatum

Das Zeugnis muss das Datum der Ausstellung enthalten. Rück- oder Vordatierungen sind nicht zulässig.

Zeugnissprache                   Zeugnisberechtigter und Zeugnisverpflichteter